CONCEPTOS BÁSICOS DE AUDITORIA

OCTAVIO NAVARRO VELAZQUEZ

1. INDICE

Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color denominado "lápiz de Auditoría" por lo regular de color rojo. Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él  se puede saber de qué papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo. 

En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles modificaciones. Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los siguientes:

• ·         Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las cuentas de Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y Capital.
• ·         Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una letra mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.
• ·         Índice  Alfabético Doble Numérico: Es una combinación de los sistemas Numérico Alfabético y Alfabético Doble, en donde se le asigna una letra mayúscula a las cédulas sumarias de Activo y doble letra mayúscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo.
• ·         Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas analíticas números fraccionarios.
• ·         Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las cédulas analíticas números arábigos dependientes de los de las sumarias en múltiplos de 100.
• ·         Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar como índice el código correspondiente  a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan Único de Cuentas.

2.  MARCA

Para P. Julia (2010), las marcas de auditoria son aquellos símbolos convencionales que el auditor adopta y utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y técnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Son los símbolos que posteriormente permiten comprender y analizar con mayor facilidad una auditoria, suelen marcarse con color rojo.

Objetivos de las marcas de auditoria.

• ·         Dejar constancia del trabajo realizado.
• ·         Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias partidas.
• ·         Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.
• ·         Identificar y clasificar las técnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.

Clasificación de las marcas de auditoria.

Por las características especiales de cada una, las marcas de auditoria pueden ser de dos tipos:

• ·         Marcas de auditoria estándar: se utilizan para hacer referencia a técnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorias y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean.
• Marcas de auditoria específicas: no de uso común; en la medida en que se adopten deberán integrarse al índice de marcas correspondiente y señalarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Estas dependen de cada auditoria específica y según el usuario. No son las mismas marcas en una empresa o auditoria que en otra.

3.      PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

De acuerdo con el Boletín 5010 que hace referencia a los procedimientos de auditoria (1984), las Técnicas de Auditoría, son los métodos prácticos de investigación y prueba que el Auditor utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional. Los Procedimientos de Auditoría, son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros, u operaciones que realiza la empresa.

Clasificación de las técnicas de auditoria

• ·         Estudio General: Es la apreciación y juicio de las características generales de la empresa, las cuentas o las operaciones, a través de sus elementos más significativos para elaborar las conclusiones.
• ·          Análisis: Es el estudio de los componentes de un todo. Esta técnica se aplica concretamente al estudio de las cuentas o rubros genéricos de los estados financieros.
• ·         Inspección: Es la verificación física de las cosas materiales en las que se tradujeron las operaciones, se aplica a las cuentas cuyos saldos tienen una representación material, (efectivos, mercancías, bienes, etc.).

• ·         Confirmación: Es la ratificación por parte del Auditor como persona ajena a la empresa, de la autenticidad de un saldo, hecho u operación, en la que participo y por la cual está en condiciones de informar validamente sobre ella.
• ·         Investigación: Es la recopilación de información mediante entrevistas o conversaciones con los funcionarios y empleados de la empresa.
• ·         Declaraciones y Certificaciones: Es la formalización de la técnica anterior, cuando, por su importancia, resulta conveniente que las afirmaciones recibidas deban quedar escritas (declaraciones) y en algunas ocasiones certificadas por alguna autoridad (certificaciones).
• ·         Observación: Es una manera de inspección, menos formal, y se aplica generalmente a operaciones para verificar como se realiza en la práctica.
• ·         Cálculo: Es la verificación de las correcciones aritméticas de aquellas cuentas u operaciones que se determinan fundamentalmente por cálculos sobre bases precisas.

4.      PROGRAMA DE AUDITORIA

El programa de auditoría es un enunciado lógico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación. Es el documento, que sirve como guía de los procedimientos a ser aplicados durante el curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada.

La actividad de la auditoría se ejecuta mediante la utilización de los programas de auditoría, los cuales constituyen esquemas detallados por adelantado del trabajo a efectuarse y contienen objetivos y procedimientos que guían el desarrollo del mismo.

Propósito

• ·         Proporcionar a los miembros del equipo, un plan sistemático del trabajo de cada componente, área o rubro a examinarse.
• ·         Responsabilizar a los miembros del equipo por el cumplimiento eficiente del trabajo a ellos encomendado.
• ·         Servir como un registro cronológico de las actividades de auditoría, evitando olvidarse de aplicar procedimientos básicos.
• ·         Facilitar la revisión del trabajo al jefe de equipo y supervisor.
• ·         Constituir el registro del trabajo desarrollado y la evidencia del mismo

Responsabilidad

La elaboración del programa de auditoría es responsabilidad del supervisor y auditor jefe de equipo y eventualmente por los miembros del equipo con experiencia, en este último caso será revisado por el jefe de equipo. El programa será formulado en el campo a base de la información previa obtenida del:

• ·         Archivo permanente y corriente
• ·         Planificación preliminar
• ·         Planificación específica
• ·         Demás datos disponibles.

5.      CONTROL INTERNO

Para GOMEZ MORFIN, el control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los empleados y los procedimientos establecidos, de tal manera que la administración de un negocio puede depender de estos elementos para obtener una información segura, proteger adecuadamente los bienes de la empresa, así como promover la eficiencia de las operaciones.

6.      MEMO DESCRIPTIVO

Es un documento que sirve para informar brevemente al personal de una empresa, institución pública, privada u oficina de gobierno, los asuntos de índole administrativo con respecto a la revisión que se realizará.  Es un escrito que se elabora de forma impresa y en tamaño media carta, aunque puede hacerse también en carta completa, éste no tiene un formato preestablecido pero puede llevar membretada la leyenda memorándum, sin que esto sea obligatorio.

Se utiliza para dar a conocer información importante al personal, como pueden ser indicaciones, avisos, recomendaciones, o cualquier otro que la empresa considere importante comunicar sobre el proceso de auditoría. Se utiliza para dar a conocer información importante al personal, como pueden ser indicaciones, avisos, recomendaciones, o cualquier otro que la empresa considere importante comunicar sobre el proceso de auditoría.

Las partes que debe incluir un memorándum de auditoría sirven para brindar información clara sobre los procedimientos a seguir dentro del programa de auditoría, como son:

• ·         Nombre(s) o departamentos de a quien se dirige.
• ·         Fecha.
• ·         Asunto redactado de forma breve que incluya: áreas a auditar, periodo que incluye la revisión (fecha de los Estados Financieros que serán revisados) etc.
• ·         Se establecen las áreas, documentos y partes a las cuales la firma auditora tendrá acceso dentro de la entidad.
• ·         Nombre(s) o departamentos remitente(s).
• ·         Firma(s).

Referencias Bibliográficas.

• Julia Palomino (Noviembre 01, 2010). Auditoria.  Recuperado el 04 de Octubre de 2017 en http://juliaenauditoria.blogspot.mx/p/marcas-de-auditoria.html

• Instituto Mexicano de contadores públicos. Guías de auditoria emitidas por la comisión de normas de auditoria y aseguramiento, 1ª Edición, 25 de marzo de 2011, México, D.F. Páginas 3 – 7.
• Joaquín Gómez Morfín. El control interno en los negocios 3ª. Edición, Marzo 1960, México, D.F., Paginas 46 y 20.

• Anónimo (Diciembre 03, 2016). Auditoria Administrativa. Recuperado el 04 de Octubre de 2017 en: http://www.ejemplode.com/11escritos/2462ejemplo_de_memorandum_de_auditoria.html